ERP-System im Einzelhandel. Was bringt es?

Wenn man so zurück denkt, wie das Arbeiten im Büro noch vor 10, 15 oder 20 Jahren ausgesehen hat, kann einem schon der Atem stocken. Es ist echt Wahnsinn, welche Umwälzungen der digitale Wandel in den Unternehmen rund um den Globus vollzogen hat. Wer erinnert sich noch an die Hauspost, mit der Berge an Papier im Unternehmen in die verschiedenen Abteilungen verteilt wurden?

Heute werden wichtige Geschäftsdokumente digital signiert, Rechnungen kommen per E-Mail im Postfach an und die Abteilungen mit Mitarbeitern, die stupide Daten in Softwaresysteme einpflegen sind geschrumpft.

Auf den Spuren des digitalen Arbeitens klären wir heute diese Fragen: Was ist ein ERP-System? Warum lohnt es sich ein ERP-System im Unternehmen zu nutzen? Was kostet es ein ERP-System einzuführen?

Was ist ein ERP-System?

Ein Enterprise Resource Planning System, kurz ERP, wird zur Planung der Ressourcen und Steuerung von Unternehmen und Organisationen verwendet. Die benötigten, integrierten Module bzw. Softwarelösungen sind, je nach Branchenzugehörigkeit, z. B. Einzelhandel, Dienstleistungs- oder Industrieunternehmen, unterschiedlich ausgeprägt.

Das ERP-System im Einzelhandel besteht klassisch aus mehreren miteinander verzahnten IT-Systeme bzw. Softwarelösungen, die Funktionen vom Warenmanagement und den Verkauf über Customer-Relationship-Management, Rechnungswesen, Personalwesen bis hin zu Planungs- und Informationssysteme (inkl. BI-Tools) oder sogar digitale Archivierung umfassen. Unternehmer können Prozesse u.a. von der Budgetplanung, Bestellwesen, den Verkauf über verschiedene Kanäle, über Lohn- und Gehalt sowie Personalplanung bis hin zur Anlagen- und Finanzbuchhaltung mit einem ERP-System entweder neu einrichten oder Prozesse optimieren.

Die Bereitstellung von ERP-Systemen kann über die Cloud, On-Premises oder auch als hybride Lösung erfolgen. Bei dem Cloud-ERP liegt eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) vor, bei der die Anwendungen vom Anbieter gehostet werden und als Abo- bzw. Mietvariante genutzt werden. Updates und Releases sind dabei häufig im Mietpreis enthalten und garantieren, dass Software-Neuerungen schnell verfügbar sind. Das On-Premises-ERP liegt auf dem Server im eigenen Rechenzentrum des nutzenden Unternehmens und wird in der Regel über einen Lizenzkauf erworben und verwendet. In diesem Modell müssen Software-Releases häufig gegen Entgelt erworben werden. Ein hybrides ERP-System stellt demnach die Kombination beider Bereitstellungsarten dar, bei der sowohl Cloud- als auch On-Premise-Anwendungen miteinander verbunden sind.

Welche Vorteile bringt ein ERP-System?

Warum lohnt es sich ein ERP-System im Unternehmen zu nutzen? Um es direkt auf den Punkt zu bringen: Eine integrierte Lösung, wie das ERP-System, ist die Voraussetzung für digitales Arbeiten.

Die elektronische Kommunikation zwischen den benötigten Softwareprogrammen vereinfacht das tägliche Arbeiten grundlegend. Angefangen damit, dass die manuellen Doppelerfassungen in Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, um ein Beispiel zu nennen, durch die Integration der Vergangenheit angehören. Das spart in erster Linie enorm an Arbeitszeit und Kosten ein und steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn stupide Tätigkeiten sinnstiftenden Aufgaben Platz machen. Überflüssige Vorgänge fallen weg, die Fehleranfälligkeit sinkt und die Datengenauigkeit erhöht sich durch die Auflösung von Datensilos. Unternehmen profitieren also von transparenten Daten. Durch den organisierten Zugriff auf einen einheitlichen Datenpool wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen einfacher und effizienter.

Weiterhin profitieren Unternehmen mit einem ERP-System von automatisierten Abläufen zwischen den Systemen. Für den Unternehmer bietet sich die Chance, die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu überdenken und mittels integrierter Lösung und Automatisierungen viele Prozesse optimieren zu können. So können durch die ERP-Integration z.B. Kassenabrechnungen und alle Eingangsrechnungen vom Dokumenten-Management-System über die Rechnungsprüfung der Warenwirtschaft direkt in die Finanzbuchhaltung laufen und das vollautomatisiert. Ebenso werden die offenen Posten der Kunden bei Zahlungseingang in der Finanzbuchhaltung elektronisch in das Auftragssystem der Warenwirtschaft bzw. an die Kasse übermittelt und ausgeglichen. Manuelle Arbeiten und Abgleiche mit Lieferscheinen sowie Auszifferungen fallen somit weg.

Unternehmen, die ein ERP-System einsetzen, erhöhen ebenso ihre Innovationsfähigkeit und können mit dem Wettbewerb besser mithalten bzw. wieder konkurrieren. Moderne ERP-Anbieter bieten z.B. flexible Schnittstellenfunktionen an, die die Teilnahme an diversen, bereits angebundenen Online-Marktplätzen und Plattformen ermöglichen und zusätzlich Anbindungen an Kundenbindungs-Tools erlauben.

Wie hoch sind die Kosten, um ein ERP-System einzuführen?

Bei der Einführung eines ERP-Systems steht auch die Entscheidung für das vorhandene Budget an. Die Kosten des Implementierungsprojekt hängen zum Einen vom benötigten Funktionsgrad, also den ausgewählten Anwendungen und Modulen, ab und zum Anderen von der bevorzugten Bereitstellungsart. Grundsätzlich sind On-Premises-Systeme aufgrund des Lizenzkaufs, der benötigten Hardware und den Ausgaben für einen internen IT-Administrator der Systemlandschaft als teurer einzustufen im Vergleich zur Cloud-Variante.

Je größer das Unternehmen und je komplexer die Prozesse und benötigten Funktionen sind, desto kostenintensiver fallen im allgemeinen auch die Gesamtausgaben für das Projekt aus, gerade wenn bei On-Premises-Modellen nach Nutzerlizenzen berechnet wird. Die reinen Softwarekosten (ohne Dienstleistungen und Hardware) liegen bei Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern bei rund 2.000 EUR pro Nutzer, während kleine ERP-Projekte mit bis zu 9 Nutzern schon 2.700 EUR pro Nutzer ausgeben. Im Handel liegen ERP-Projekte im Schnitt bei rund 2.300 EUR pro Softwarenutzerlizenz.¹⁾

Ebenso können sich die Preise zwischen den Softwareanbietern deutlich unterscheiden. Häufig ist ein Vergleich jedoch nicht einfach anzustellen, gerade wenn Anbieter unterschiedliche Preismodelle oder Modulpakete präsentieren. Hat man den Funktionsumfang bestimmt und sich auf eine präferierte Bereitstellungsart (Lizenzkauf bei On-Premises oder die monatliche Miete bei der Cloud) geeinigt, lohnt es sich auch einen Blick in das Vertragswerk der Softwareanbieter zu werfen. Neben dem grundsätzlichen Preismodell für die jeweilige Bereitstellungsfrom, empfiehlt es sich darauf zu schauen, welche Release-Zyklen angegeben sind und welche Kosten dafür anfallen (On-Premises), wie hoch die Wartungskosten sind (Cloud) und ob Kosten für Support, Dienstleistungen und Auftragsarbeiten aufgeführt sind. Wenn Sie Prozesse individualisiert anpassen möchten, so fällt dies unter den Punkt Auftragsarbeiten. Um unangenehme Überraschungen nach dem ERP-Kauf zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die Ihnen wichtigen und etwaigen künftigen Kostenpunkte vertraglich festgehalten sind.

Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen können ein ERP-System einsetzen und von den digitalen Prozessen profitieren. Hier punkten insbesondere Anbieter, die in der Branche eine Standardsoftware etabliert und die dort gängige Business-Software bereits integriert haben. Ebenfalls von Vorteil ist es, wenn der ERP-Anbieter moderne, flexible Schnittstellen für die bestehenden Systeme aufweisen kann, so dass über gängige APIs auch weitere Softwarelösungen kosteneffizient, ohne hohe Investitionen, angebunden werden können. Die komplette Neuentwicklung von Individualschnittstellen steigert die Kosten des ERP-Projekts, wenn nicht auf eine bestehende API zurückgegriffen werden kann.

Doch woran erkennt man, ob der Anbieter moderne, flexible Schnittstellen einsetzt? Hat der Anbieter in bestimmten Funktionsbereichen mehrere Partnerlösungen angebunden, z.B. mehrere Kassen-, Fibu- oder Online-Schnittstellen, erhöht es die Wahrscheinlichkeit, dass die Anbindung weiterer Anbieter (bzw. die beim suchenden Unternehmen bereits eingesetzten Lösung) unkompliziert über die bestehende API umgesetzt werden kann.

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¹⁾ Trovarit-Studie 2018: https://www.it-matchmaker.com/de/software-suchen/software-kategorien/erp/erp-kosten/