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Für unsere Kunden nur das Beste.

Ein Dokumenten-Management-System erleichtert viele alltägliche Arbeitsabläufe in Unternehmen. Daher bieten wir unseren Kunden die vielfältigen Funktionen auch für Prozesse der Warenwirtschaft an. Für die Integration eines DMS-Systems in unsere ERP-Lösung netix retail haben wir uns für DocuWare entschieden, denn die Lösungen von DocuWare zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie durch sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus.

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Höchste Sicherheit

DocuWare schützt Sie vor Datenverlust, Systemausfall und unberechtigtem Dokumentzugriff.

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Skalierbar

Nutzen Sie DocuWare unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens: Von einem bis zu tausend Nutzern über unsere Private-Cloud oder auf Ihren eigenen Servern.

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Flexibel

DocuWare können Sie in netix retail verwenden, über den Browser oder mobil via Smartphone und Tablet.

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Zukunftssicher

Mit DocuWare halten Sie Schritt mit sich ständig wandelnden Technologien. Stetige Innovationen bringen Sie nach vorne.

Mehr Informationen

DocuWare – Software für professionelles Dokumenten-Management.

Unabhängig von Format und Quelle vereint DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten (z. B. Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails) in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumenten-Management-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente erfassen, bearbeiten und verwalten zu können. Darüber hinaus unterstützt DocuWare auch alle Formen der elektronischen Unterschrift.

Sicherheit: Das integrierte Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht Ihr zentrales Archiv Ihnen und allen Berechtigten weltweit rund um die Uhr zur Verfügung.

DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit: Weitere DocuWare-Zusatzmodule und zahlreiche Schnittstellen für andere Programme werden Ihnen zur Verfügung gestellt. So lassen sich auch in Ihrem Unternehmen viele Prozesse kostensparend automatisieren und nachhaltig verbessern.

Warum die elektronische Archivierung sinnvoll ist.

In einem Unternehmen fallen Dokumente unterschiedlicher Herkunft an, die häufig an mehreren Stellen im Unternehmen benötigt und daher vervielfältigt werden. Von Lieferscheinen, Rechnungen, Personal- und Bewerbungsunterlagen, Verträgen, Gutscheinen, Bezahlbelegen über E-Mails bis hin zu handschriftlichen Schriftstücken entstehen somit einzelne Insellösungen an Archiven.

Die Ablage und Suche nach Dokumenten verschwenden wertvolle Zeit und das Vervielfältigen ist kostspielig! Angestellte verbringen ca. die Hälfte ihrer Arbeitszeit auf der Suche nach Informationen. Laut einer Studie von Gartner Research (2005) kosten ein Dokumenten-Missmanagement Unternehmen zwischen 12% und 15% des Umsatzes.

Vielleicht haben Sie diese Fragen in der Vergangenheit schon beschäftigt: Welche Auswirkungen haben lange Reaktionszeiten bei Kunden- oder Lieferantenanfragen auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit? Gehen Ihnen häufig Erträge durch verpasste Skonti verloren? An wie vielen Orten haben Sie Ihre Dokumente abgelegt?

Eine einfache und kostensparende Lösung stellt das Dokumenten-Management-System (DMS) von DocuWare dar. Durch die von uns bereitgestellten Schnittstellen erwartet Sie eine reibungslose und praktische Nutzung des DMS in Verbindung mit Ihrer ERP-Lösung. Es erwartet Sie eine echte Prozessoptimierung mit Automatisierungsvorteilen!

Bedarfsanalyse vereinbaren.

Wir sind qualifizierte DocuWare-Berater.

Wir wollen Ihnen helfen Ihr Unternehmen noch effizienter zu gestalten und das so einfach wie möglich. Damit Sie einen Ansprechpartner haben, der Sie kennt und Ihnen kompetent weiterhelfen kann, haben wir Intelligix-Mitarbeiter zum DocuWare Application Consultant (DAC) und DocuWare System Consultant (DSC) ausbilden lassen.

Die Qualifizierung zum DAC ermöglicht uns, Sie professionell und kompetent zum Einsatz von DocuWare in Ihrem Unternehmen zu beraten. Vereinbaren Sie eine Bedarfsanalyse mit unseren Beratern!

Durch die Qualifizierung zum DSC können wir unsere Kunden, die sich für das angebundene Dokumenten-Management-System entschieden haben, in technischen Fragen qualifiziert unterstützen.





Optimieren Sie den Rechnungseingang.

Unser Paradebeispiel für eine Optimierung und Automatisierung von Prozessen ist der Rechnungseingang.

Ablage und Erfassung im DMS

Eingehende Rechnungen legen Sie aus verschiedenen Quellen über Import, Drag-and-Drop usw. im elektronischen Briefkorb des DMS ab: Papier, E-Mail-Anhänge, mobile Scans oder aus Archiven von Verbänden. Bei der Ablage des Dokuments im entsprechenden Archivordner können Schlüsselmerkmale der Rechnungskopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer und -datum über einen Zusatzservice automatisch ausgelesen werden. Die Rechnungen werden mit Barcodes versehen und somit sicher und stets verfügbar archiviert.

Prüfung und Freigabe im DMS

Rechnungen, die von einer Stelle geprüft und freigeben werden müssen, verfolgen einen nach Prüfungsstandards ihrer Organisationsstruktur angelegten Workflow. Rechnungen können gesplittet auf mehrere Kostenstellen und Sachkonten aufgeteilt und die Freigabeanfragen mehrstufig weitergeleitet werden. Die erforderliche Stelle bekommt eine Benachrichtigung, dass zu prüfende Dokumente zur Bearbeitung vorliegen. Dokumente können kommentiert und nach Prüfung freigegeben werden. Die Schlüsselmerkmale sowie die Verlinkung zum elektronischen Dokument werden dann an die Warenwirtschaft übergeben.

Verarbeitung und Buchung in netix retail

Die Warenwirtschaft gleicht Rechnungs- und Lieferscheininformationen automatisch ab. Ebenso können Verbandsrechnungen mit entsprechenden Wareneingängen automatisiert verknüpft werden. Bei eindeutigen Übereinstimmungen werden die Rechnungen direkt zur Buchung an die integrierte Finanzbuchhaltung übergeben. Diese Rechnungen müssen von keinem Mitarbeiter mehr bearbeitet werden. Durch die Verknüpfung der Buchung mit dem elektronischen Dokument können Sie einen Rechnungsbeleg im DMS selbst, über das Rechnungseingangsbuch in der Warenwirtschaft und sogar in der Finanzbuchhaltung binnen kürzester Zeit finden und aufrufen.

Optimierung der Abgleichquote in netix retail

Über das Kontrollzentrum in der Warenwirtschaft sehen Sie den aktuellen Stand der automatischen Abgleichquote jederzeit ein. Mit wenigen Klicks können Sie analysieren in welchen Bereichen noch Optimierungspotential vorhanden ist. Profitieren auch Sie von der enormen Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung von Rechnungseingängen. Bei 20.000 Warenrechnungen im Jahr, einer Abgleichquote von 50% und einer Bearbeitungszeit von 5 Minuten pro Rechnungen, ergibt sich bereits eine Zeiteinsparung von 833 Stunden pro Jahr.