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Wir digitalisieren Ihre Rechnungsverarbeitung. Mit DocuWare entschlacken Sie die Verwaltungsvorgänge in der Buchhaltung enorm.
Regelmäßige Tätigkeiten werden dabei auf Basis von bewährten Best-Practice-Erfahrungen erleichtert und beschleunigt. So können Sie mit einer vorkonfigurierten Lösung schnell digital durchstarten.
Erhöhen auch Sie die Effizienz in Ihrem Büro uns legen Sie jetzt los!
Einfache Ablage
Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen können Sie einheitlich digital ablegen.
Automatisierte Workflows
Sie profitieren von automatisierten Rechnungs-Workflows unterstützt durch den Einsatz von EDI.
Einbezug Einkaufsverbände
(Sammel-)Rechnungen aus den Portalen der Einkaufsverbände können im PDF-Format abgerufen und verarbeitet werden.
Erfahren Sie im Flyer mehr dazu, wie DocuWare Sie bei der automatisierten Rechnungsprüfung unterstützt. Mit der Digitalisierung von Rechnungen schaffen Sie direkt erste Mehrwerte für Ihr Unternehmen.
Am Beispiel zeigt sich, wie viel Zeit heute bei dem Prozess Rechnungsbearbeitung aufgewendet wird: Ein Modehaus erhält jährlich ca. 20.000 Warenrechnungen. Setzt man nur fünf Minuten für die Bearbeitung (manuelle Eingabe im System, Ablage im Ordner und manueller Abgleich mit dem Lieferschein) an, so wird das eine Zeit von rund 1.670 Stunden im Jahr veranschlagen.
Ein Vollzeitmitarbeiter wäre also volle 10 Monate nur damit beschäftigt. Noch nicht berücksichtigt wurden hier die Druckkosten und Kosten für Ordner und Archive.
Kostenfaktor
Grundsätzlich kostet die Papierablage Zeit und Geld.
Manueller Aufwand
Die Rechnungen werden aktuell zeitaufwendig manuell im System eingegeben.
Zeitfaktor
Das Zusammenführen des Papierbelegs Lieferschein mit der Papierversion der Rechnung ist ebenso zeitintensiv.
Als Händler müssen Sie sich täglich mit einer Vielzahl an Rechnungen beschäftigen, die zu verarbeiten sind. Daher konzentrieren wir uns zunächst darauf, dass wir Ihre Rechnungsflut einfach in den Griff bekommen und legen den Fokus auf die Digitalisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Das erhöht zügig die Effizienz Ihrer regelmäßigen Arbeiten.
Vereinfachte Ablage
Es gibt mehrere Optionen zur vereinfachten Ablage. Diese sind bereits umgesetzt und erfolgreich bei Kunden im Einsatz.
Digitale Workflows
Digitale Workflows ersparen Ihnen manuelle Eingaben und Abgleiche.
Freie Arbeitsplatzwahl
Sie arbeiten digital im Büro, im Homeoffice und sogar unterwegs.
Schnellere Prozesse
Auch die mobile Rechnungsfreigabe beschleunigt die Prozesse. So gehören verlorene Skonti endgültig der Vergangenheit an.
Sie möchten in die Digitalisierung der Rechnungsprüfung einsteigen? Nehmen Sie Kontakt auf. Fragen Sie noch heute Ihre kostenlose Bedarfsanalyse an und finden Sie heraus, wie hoch das Optimierungspotential für Ihr Unternehmen ist.
Bei der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung macht es Sinn zwischen Warenrechnungen und Kostenrechnungen zu unterscheiden.
Ein durchdachter Workflow für große Ziele.
Durch die Integration der Archivierung in Ihre Warenwirtschaft netix retail, werden Warenrechnungen im Optimalfall ohne weitere Bearbeitung gebucht.
Hierzu lesen wir nicht nur die Kopfdaten der Rechnungen aus, sondern kombinieren diese im Idealfall auch noch mit ankommenden EDI-Daten.
In der Praxis ist eine Automatisierung von über 50% sehr realistisch. Am Ende der Optimierung erreichen unsere Kunden eine Automatisierungsrate von über 80%.
Rechnen Sie das mal in Zeit. Bei 20.000 Warenrechnungen im Jahr müssen mindestens 10.000 Rechnungen nicht mehr gedruckt, gelocht, gebucht und abgeheftet werden.
Ein kleiner, feiner Workflow für Sie.
Der Kostenstellenverantwortliche bekommt die Rechnung elektronisch zur Freigabe und die Rechnung kann sofort durchgebucht werden.
Sie profitieren an dieser Stelle von unserer Kopfdatenerkennung sowie unserer Vorbelegung und Buchung der Kostenstelle. Bei wiederkehrenden Rechnungen gelingt das auch vollautomatisch nach der Freigabe!
Früher haben wir jede Warenrechnung parallel in Datev eingebucht. Die größte Vereinfachung für uns bei dem Wechsel zu netix retail war die Anbindung zu Datev in Kombination mit der Einführung der digitalen Belegarchivierung von DocuWare. Das ist wirklich eine Prozessoptimierung, die ich so nicht erwartet hätte.
Einheitliche Vorgehensweise
Führen Sie die digitalen Prozesse konsequent ein. Wählen Sie den neuen digitalen Weg für alle Belege einer bestimmten Abteilung. Nach der Konfiguration und Schulung Ihres neuen digitalen Prozesses werden alle Belege einheitlich bearbeitet. Das gibt dem Benutzer Sicherheit immer alle Aufgaben im Blick zu haben.
Digital bleibt digital
Alle Belege, die Sie bereits digital erhalten, z. B. via E-Mail, werden auch digital weiterverarbeitet.
Mit den entsprechenden Programmen Outlook und Co. haben Sie die Möglichkeit Dokumente direkt digital in die Rechnungsbuchung zu übergeben.
Bitte mehr digital
Schreiben Sie Ihre Lieferanten ganz bewusst an und fordern Sie diese auf die Rechnungen elektronisch zu senden. Eine separate E-Mail-Adresse für Ihre Rechnungen z. B: rechnung@.... macht es einfacher.
Papier wird Digital
Natürlich kann es sein, dass Lieferanten weiterhin Papier-Dokumente versenden. Hier greifen Sie direkt beim Posteingang ein. Das heißt, Sie machen aus der Papierrechnung sofort ein digitales Dokument und die Weiterverarbeitung findet konsequent digital statt.
Nutzen Sie digitale Workflows
Klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht. Der einfachste Workflow ist eine digitale Rechnungsfreigabe z. B. durch den Geschäftsführer. Infos zur Freigabe erhalten Sie ebenfalls einfach über eine entsprechende "Freigabe-Mail".
Services zur Rechnungserkennung einsetzen
Intelligente Algorithmen können Ihre Rechnungen erkennen und vorbuchen. Das Erkennen von Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, usw. erfolgt automatisch vom System. Das buchen wird somit schneller und sicherer.
Automatisieren Sie die Prozesse kontinuierlich
Die Buchhaltung kann sukzessive automatisiert werden, d. h. die automatische Erkennung vor Buchung von Rechnungen kann mehr und mehr automatisiert werden. Gewinnen Sie schrittweise Vertrauen, lernen Sie die Algorithmen mit der Zeit an und lassen Sie das System immer mehr automatisiert buchen.
Weiten Sie die digitale Transformation auf andere Bereiche aus
Neben der Buchhaltung bieten sich in Ihrem Unternehmen sicherlich viele Bereich an, die prädestiniert sind für den Wechsel in die digitale Welt: digitale Personalakte, digitales Vertragsarchiv
Erfahren Sie im Referenzbericht wie Sport Baumann mit dem cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem von DocuWare wieder Ordnung ins Büro brachte und mit Workflows die Vorgänge in der Buchhaltung optimieren konnte.
