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Digitalisierung erhöht die Effizienz im Büro.

Wir digitalisieren die Arbeitsvorgänge in Ihrer Branche. Dabei entschlacken wir Ihre Verwaltungsvorgänge enorm.
Regelmäßige Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen werden mit bewährten Best-Practice-Erfahrungen erleichtert und beschleunigt.

Erhöhen auch Sie die Effizienz in Ihrem Büro!

Ihre Vorteile bei der digitalen Rechnungsprüfung.

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Einfache Ablage

Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen können Sie einheitlich digital ablegen.

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Automatisierte Workflows

Sie profitieren von automatisierten Rechnungs-Workflows unterstützt durch den Einsatz von EDI.

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Einbezug Einkaufsverbände

(Sammel-)Rechnungen aus den Portalen der Einkaufsverbände können im PDF-Format abgerufen und verarbeitet werden.

So arbeiten Sie heute.

Am Beispiel zeigt sich, wie viel Zeit heute bei dem Prozess Rechnungsbearbeitung aufgewendet wird: Ein Modehaus erhält jährlich ca. 20.000 Warenrechnungen. Setzt man nur fünf Minuten für die Bearbeitung (manuelle Eingabe im System, Ablage im Ordner und manueller Abgleich mit dem Lieferschein) an, so wird das eine Zeit von rund 1.670 Stunden im Jahr veranschlagen.

Ein Vollzeitmitarbeiter wäre also volle 10 Monate nur damit beschäftigt. Noch nicht berücksichtigt wurden hier die Druckkosten und Kosten für Ordner und Archive.

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Kostenfaktor

Grundsätzlich kostet die Papierablage Zeit und Geld.

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Manueller Aufwand

Die Rechnungen werden aktuell zeitaufwendig manuell im System eingegeben.

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Zeitfaktor

Das Zusammenführen des Papierbelegs Lieferschein mit der Papierversion der Rechnung ist ebenso zeitintensiv.

Weg mit dem Papier und den manuellen Eingaben.

Als Händler müssen Sie sich täglich mit einer Vielzahl an Rechnungen beschäftigen, die zu verarbeiten sind. Daher konzentrieren wir uns zunächst darauf, dass wir Ihre Rechnungsflut einfach in den Griff bekommen und legen den Fokus auf die Digitalisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Das erhöht zügig die Effizienz Ihrer regelmäßigen Arbeiten.

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Vereinfachte Ablage

Es gibt mehrere Optionen zur vereinfachten Ablage. Diese sind bereits umgesetzt und erfolgreich bei Kunden im Einsatz.

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Digitale Workflows

Digitale Workflows ersparen Ihnen manuelle Eingaben und Abgleiche.

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Freie Arbeitsplatzwahl

Sie arbeiten digital im Büro, im Homeoffice und sogar unterwegs.

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Schnellere Prozesse

Auch die mobile Rechnungsfreigabe beschleunigt die Prozesse. So gehören verlorene Skonti endgültig der Vergangenheit an.

Beschleunigen Sie die Rechnungsprüfung

Bei der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung macht es Sinn zwischen Warenrechnungen und Kostenrechnungen zu unterscheiden.

Warenrechnungen.

Ein durchdachter Workflow für große Ziele.

Integration in netix

Durch die Integration der Archivierung in Ihre Warenwirtschaft netix retail, werden Warenrechnungen im Optimalfall ohne weitere Bearbeitung gebucht.

EDI-Kombination

Hierzu lesen wir nicht nur die Kopfdaten der Rechnungen aus, sondern kombinieren diese im Idealfall auch noch mit ankommenden EDI-Daten.

Optimale Ergebnisse

In der Praxis ist eine Automatisierung von über 50% sehr realistisch. Am Ende der Optimierung erreichen unsere Kunden eine Automatisierungsrate von über 80%.

Das rechnet sich

Rechnen Sie das mal in Zeit. Bei 20.000 Warenrechnungen im Jahr müssen mindestens 10.000 Rechnungen nicht mehr gedruckt, gelocht, gebucht und abgeheftet werden.

Kostenrechnungen.

Ein kleiner, feiner Workflow für Sie.

Elektronische Freigabe

Der Kostenstellenverantwortliche bekommt die Rechnung elektronisch zur Freigabe und die Rechnung kann sofort durchgebucht werden.

Vorbelegung der Kopfdaten

Sie profitieren an dieser Stelle von unserer Kopfdatenerkennung sowie unserer Vorbelegung und Buchung der Kostenstelle. Bei wiederkehrenden Rechnungen gelingt das auch vollautomatisch nach der Freigabe!

  • Unerwartete Prozessoptimierung.

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    Früher haben wir jede Warenrechnung parallel in Datev eingebucht. Die größte Vereinfachung für uns bei dem Wechsel zu netix retail war die Anbindung zu Datev in Kombination mit der Einführung der digitalen Belegarchivierung von DocuWare. Das ist wirklich eine Prozessoptimierung, die ich so nicht erwartet hätte.

    Tatjana Steinbrenner, Geschäftsführerin der Kaufhaus Ernst Ganz GmbH

8 Tipps für Ihr erfolgreiches Digitalisierungsprojekt

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Einheitliche Vorgehensweise

Führen Sie die digitalen Prozesse konsequent ein. Wählen Sie den neuen digitalen Weg für alle Belege einer bestimmten Abteilung. Nach der Konfiguration und Schulung Ihres neuen digitalen Prozesses werden alle Belege einheitlich bearbeitet. Das gibt dem Benutzer Sicherheit immer alle Aufgaben im Blick zu haben.

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Digital bleibt digital

Alle Belege, die Sie bereits digital erhalten, z. B. via E-Mail, werden auch digital weiterverarbeitet.
Mit den entsprechenden Programmen Outlook und Co. haben Sie die Möglichkeit Dokumente direkt digital in die Rechnungsbuchung zu übergeben.

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Bitte mehr digital

Schreiben Sie Ihre Lieferanten ganz bewusst an und fordern Sie diese auf die Rechnungen elektronisch zu senden. Eine separate E-Mail-Adresse für Ihre Rechnungen z. B: rechnung@.... macht es einfacher.

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Papier wird Digital

Natürlich kann es sein, dass Lieferanten weiterhin Papier-Dokumente versenden. Hier greifen Sie direkt beim Posteingang ein. Das heißt, Sie machen aus der Papierrechnung sofort ein digitales Dokument und die Weiterverarbeitung findet konsequent digital statt.

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Nutzen Sie digitale Workflows

Klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht. Der einfachste Workflow ist eine digitale Rechnungsfreigabe z. B. durch den Geschäftsführer. Infos zur Freigabe erhalten Sie ebenfalls einfach über eine entsprechende "Freigabe-Mail".

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Services zur Rechnungserkennung einsetzen

Intelligente Algorithmen können Ihre Rechnungen erkennen und vorbuchen. Das Erkennen von Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, usw. erfolgt automatisch vom System. Das buchen wird somit schneller und sicherer.

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Automatisieren Sie die Prozesse kontinuierlich

Die Buchhaltung kann sukzessive automatisiert werden, d. h. die automatische Erkennung vor Buchung von Rechnungen kann mehr und mehr automatisiert werden. Gewinnen Sie schrittweise Vertrauen, lernen Sie die Algorithmen mit der Zeit an und lassen Sie das System immer mehr automatisiert buchen.

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Weiten Sie die digitale Transformation auf andere Bereiche aus

Neben der Buchhaltung bieten sich in Ihrem Unternehmen sicherlich viele Bereich an, die prädestiniert sind für den Wechsel in die digitale Welt: digitale Personalakte, digitales Vertragsarchiv

Kontakt aufnehmen.

Digitalisieren auch Sie Ihre Rechnungsprüfung.

Das Thema Digitalisierung der Rechnungsprüfung hat Ihr Interesse geweckt? Gerne beantworten wir Ihre Fragen und sprechen das Optimierungspotential für Ihr Unternehmen durch. Eine kostenlose Präsentation oder ein unverbindliches Angebot können Sie ebenso bei uns anfragen.

Nutzen Sie Ihre Chancen und kontaktieren Sie uns noch heute.