Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung?

Rechnungen fallen in jedem Unternehmen an. Wöchentlich erreichen, je nach Branche und Größe, schnell hunderte Rechnungen den Briefkorb. 

Das Leben einer Papierrechnung

Ein Großteil der Rechnungen kommt heute noch regelmäßig im Briefkasten an. Zwar landen sie seit einigen Jahren auch digital im E-Mail-Postfach, zum Beispiel als PDF, doch häufig werden diese dann ausgedruckt und wie alle Rechnungen in Papierform weiterverarbeitet. Je nach Unternehmensgröße sammelt sich da einiges an Papier-Rechnungen an, was entkuvertiert, sortiert, verteilt, vervielfältigt, gelocht, getackert, abgeheftet und gegebenenfalls per Hauspost losgeschickt wird. Dabei geht viel Zeit verloren.

So weit so gut. Aber dann ist noch nicht ein Rechnungsdatum oder Rechnungsbetrag digital verarbeitet, geschweige denn mit einem Lieferschein abgeglichen worden, kein Chef oder Vorgesetzter hat eine Rechnung zur Zahlung freigegeben und ordentlich im Ordner archiviert ist die Rechnung auch noch nicht. Wenn es ganz schlecht läuft, gehen dem Unternehmen noch die Skontofristen durch und der volle Rechnungsbetrag ist zu zahlen. 

Rechnungen können digital abgelegt und verarbeitet werden

Mit einer Dokumenten-Management-Lösung löst man sich von Papier und manuellen Dateneingaben. Eingangsrechnungen können digital archiviert und automatisch verarbeitet werden: vom Rechnungseingang bis zur Zahlung! Was bringt es den Rechnungsprozess zu digitalisieren? Wie legt man Rechnungen elektronisch ab? Findet man die Dokumente auch schnell wieder? Was genau kann bei der Rechnungsbearbeitung automatisiert werden?

Wie die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert haben unsere Experten im Webcast behandelt.

Die Kollegen René Fach und Tim Beckmann erklären:

• wie einfach es ist Rechnungen digital abzulegen,
• wie leicht Dokumente wiederzufinden sind, 
• wie sich das Arbeiten im Team (auch im Homeoffice) verbessert und beschleunigt,
• welche Wege eine digitale Rechnung bis zur Zahlung automatisiert durchläuft und
• welche manuellen Schritte mit der digitalen Rechnungsverarbeitung wegfallen.

Wer möchte, kann die Aufzeichnung zur digitalen Rechnungsverarbeitung kostenlos abrufen.

Schritte, die eine Rechnung digital durchlaufen kann

• Alle Eingangsrechnungen jeder Art werden digital aufgenommen.
• Eine Indexierung verschlagwortet die Rechnung und legt diese sicher und strukturiert in einem GoBD-konformen Archiv ab.
• Die Rechnung wird gemäß § 14 UStG sachlich geprüft.
• Eine fachliche Prüfung folgt mit einfacher oder ggf. auch mehrstufigen Genehmigung.
• Ein Kostenstellenverantwortlicher gibt die Rechnung frei - zu jeder Zeit und von jedem Gerät.
• Buchungsstapel zur Übergabe ans ERP werden erstellt.

Häufige Frage: Was wird zur digitalen Rechnungsverarbeitung benötigt?

Eine Frage, die viele unserer Gesprächspartner umtreibt, ist der Aufwand, um mit einem digitalen Archiv zu beginnen. Für den schnellen Start empfiehlt es sich eine vorkonfigurierte Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung in der Cloud zu nutzen, wie DocuWare sie anbietet. Ohne IT-Vorbereitung und Serverkonfiguration kann man zügig starten. Vorkonfigurierte Lösungen basieren auf Best-Practice-Vorgängen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung von hunderten Unternehmen. Von 4 bis 100 Nutzern und unterschiedlichen Speicherkapazitäten in der Cloud kann flexibel skaliert werden, falls das Unternehmen wächst. Wer partout nicht in die Cloud möchte, kann das Dokumenten-Management-System natürlich auch auf einem Server installieren bzw. installieren lassen.

Alle weiteren Basics erklären die DMS-Experten ausführlich in der Aufzeichnung und zeigen einige Beispiele direkt live im System.
>> Kostenlose Aufzeichnung "Digitale Rechnungsverarbeitung" anschauen

Wenn Sie wissen möchten, ob sich ein digitales Archiv auch für Ihr Unternehmen lohnt, empfiehlt sich eine kostenlose Bedarfsanalyse bei unseren Experten. Die kostenfreie Beratung können Sie über das verlinkte Formular anfragen.