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Prozessoptimierungen als Lösung für den Fachkräftemangel im textilen Einzelhandel

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Dienstag, 01.08.23

Im heutigen Einzelhandel stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen, eine davon ist der Fachkräftemangel. Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern gestaltet sich zunehmend schwierig. Doch vielleicht liegt ein Teil der Lösung nicht in der traditionellen Personalsuche, sondern vielmehr in gut durchdachten Prozessoptimierungen?

Fachkräftemangel durch Entlastung der Mitarbeiter bewältigen

Kreative Ansätze sind gefragt, wenn geeignete Kandidaten rar sind. Statt ausschließlich auf Neueinstellungen zu setzen, könnten Unternehmen das Problem aus einer anderen Perspektive betrachten. Viele Einzelhändler setzen bereits auf innovative Lösungen, um Umsatz und Effizienz zu steigern. Durch die Optimierung und Automatisierung von internen Prozessen können sie nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch ihren Mitarbeitern – den bereits vorhandenen Fachkräften – Freiräume für andere Aufgaben schaffen.

Effiziente Gestaltung des Wareneingangs und der Rechnungsverarbeitung

Der Wareneingang als entscheidender Prozess im Einzelhandel erfordert oft eine zeitaufwändige manuelle Bearbeitung von Warenlieferungen. Doch es gibt Wege, diese Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten. Der Einsatz elektronischer Lieferscheine (durch EDI) und mobiler Lösungen verkürzt die Zeit zwischen dem Wareneingang und der Bereitstellung von Waren auf der Verkaufsfläche signifikant. Zusätzlich bietet die Wareneingangskontrolle großes Potential zur Optimierung.

Das größte Potential zur Zeitersparnis liegt jedoch im Bereich der Rechnungsverarbeitung. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in Kombination mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung in der Warenwirtschaft lassen sich manuelle Prüfungen und Zahlungen auf ein Minimum reduzieren. Ein automatisierter Prozess erfasst und extrahiert relevante Informationen aus den Rechnungen, prüft diese gegen vordefinierte Regeln und leitet sie, sofern alles korrekt ist, direkt an die Finanzbuchhaltung weiter.

Steinbrenner - Eine Prozessoptimierung, die ich so nicht erwartet hätte

Hierbei werden Abgleichquoten von bis zu 70 Prozent erzielt. Das bedeutet, dass 70 Prozent aller Eingangsrechnungen vollautomatisch geprüft und im Falle einer Integration der FiBu auch automatisch gebucht werden. Bei 15.000 Rechnungen pro Jahr entspricht das ca. 10.000 Rechnungen. Dadurch wird nicht nur eine erhebliche Menge an Zeit, sondern auch Kosten eingespart.

Die Vorteile der Prozessoptimierung im Einzelhandel

Die Implementierung von Prozessautomatisierung im Einzelhandel bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Sie ermöglicht eine effizientere Ressourcennutzung und eine bessere Arbeitsverteilung. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Mitarbeiter sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren, die spezifisches Fachwissen erfordern, zum Beispiel das Prüfen der fehlerhaften Rechnungen, Controlling oder die Aufnahme neuer Aufgabenfelder.  Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt in der Regel durch anspruchsvollere und sinnstiftende Tätigkeiten. Der Unternehmer „gewinnt“ eine Fachkraft hinzu, ohne jemand Neues einstellen zu müssen.

Rentabilität von Prozessoptimierungen: Ein Rechenbeispiel

Um die finanzielle Rentabilität der Prozessoptimierung zu verdeutlichen, betrachten wir ein exemplarisches Kaufhaus mit einer Fläche von 8.000 m² und einem Jahresumsatz von etwa 14 Millionen Euro. Durch Erfahrungen in der Retail-Branche wissen wir, dass allein durch die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung in der Größenordnung des Beispiel-Kaufhauses mindestens eine 30-Stunden-Kraft eingespart werden kann. Aussagen unserer Kunden bestätigen dies.

Zusätzlich spart der optimierte Wareneingang (WE) durchschnittlich eine Minute pro Wareneingang, was bei 20.000 WE/Jahr insgesamt 333 Stunden entspricht.

Prozessoptimierung zahlt sich aus

Durch die Kombination beider Prozessoptimierungen ergibt sich eine Einsparung von etwa einer Vollzeitarbeitskraft. Laut Stepstone.de verdient ein Einzelhandelskaufmann/-frau im deutschen Landesdurchschnitt jährlich ca. 28.000 € brutto. Ergänzt um die 20% Lohnkosten für den Arbeitgeber, ergibt sich ein Betrag von 33.600 EUR, der jährlich eingespart wird.

 

Prozessoptimierung als Lösung für den Fachkräftemangel

 

Für den Wechsel einer Warenwirtschaft (inkl. Zusatzmodulen) mitsamt Kassensoftware, DMS und FiBu-Anbindung, Datenübernahme, Workshops und Schulungen entstehen zunächst hohe Initialkosten für das Kaufhaus-Beispiel. Durch die Einsparungen amortisieren sich diese allerdings recht schnell. Das Unternehmen profitiert langfristig von den optimierten Prozessen und das Beste daran ist, dass mit den Optimierungen eine zusätzliche Fachkraft dauerhaft „gewonnen“ wird.

Fazit

Der Fachkräftemangel stellt zweifellos eine Herausforderung, auch im textilen Einzelhandel, dar. An dieser Stelle müssen wir zugeben, dass eine Prozessoptimierung für sich genommen den Fachkräftemangel nicht behebt, sondern diesen „lediglich“ abmildert. Der eigentliche Effekt der Digitalisierung und Automatisierung von Abläufen besteht darin, dass Unternehmen in vielen Bereichen von einer effizienten Arbeitsverteilung und Ressourcennutzung profitieren. Indem Einzelhändler proaktiv Herausforderungen angehen und innovative, digitale Lösungen einsetzen, können sie Wettbewerbsvorteile erlangen und den langfristigen Erfolg ihres Geschäfts sichern. Wenn beispielsweise der Renteneintritt eines Mitarbeiters – also der Verlust einer Fachkraft – bevorsteht, bietet sich eine gute Gelegenheit den Arbeitsplatz auf Optimierungspotential zu prüfen und ggf. zu modernisieren, um den Anforderungen jüngerer Mitarbeiter gerecht zu werden. Mit den richtigen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung entlasten Unternehmen ihre Mitarbeiter, was zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Zukunft führt.