Effizienter Rechnungsabgleich in der Warenwirtschaft

In der heutigen Geschäftswelt ist effizientes Arbeiten der Schlüssel zum Erfolg. Im Einzelhandel setzen die meisten Unternehmen auf moderne Warenwirtschaftssysteme, um ihre Arbeitsabläufe strukturiert und effizient zu bewältigen.

Um unseren Kunden aus dem textilen Einzelhandel Zeit und Aufwand einzusparen haben wir einen Workflow entwickelt, der eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Dabei spielt der Rechnungsabgleich eine entscheidende Rolle, da er automatisch die Rechnungen mit den Wareneingängen abgleicht. Bei einem erfolgreichen Abgleich entfällt die manuelle Bearbeitung einer Rechnung vollständig und die Rechnung wird direkt per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Das birgt enormes Einsparpotential und beschleunigt Prozesse erheblich!

In diesem Blog-Beitrag werden wir detailliert behandeln, wie Sie die Qualität des Rechnungsabgleichs verbessern können, wie Sie mögliche Verbesserungspotenziale selbst identifizieren und welche ersten Schritte Sie eigenständig unternehmen können.

Wie gelangen die Rechnungen eigentlich in die Warenwirtschaft?

Es gibt verschiedene Wege, wie die Rechnungen ihren Weg in das Warenwirtschaftssystem finden:

• Digital über die EDI-Nachrichtenart INVOICE
• Digital per Schnittstelle aus einem Dokumenten-Management-System (DMS)
• Digital über Einkaufsverbände

Der Vorteil von modernen Systemen liegt darin, dass die manuelle Erfassung von Rechnungen entfällt. Dies gelingt durch die Integration von Dokumentenmanagementsystemen, Anbindungen zu EDI-Clearing Centern und Schnittstellen zu Einkaufsverbänden.

Eine wichtige Kennziffer: Die Abgleichquote

Der Erfolg der automatischen Rechnungsprüfung in der Warenwirtschaft wird anhand der "Abgleichquote" gemessen. Diese Quote gibt Auskunft darüber, wie gut die Rechnungen mit den Wareneingängen übereinstimmen.

Optimierung der automatischen Abgleichquote

Im ersten Schritt sollten Sie jene Lieferanten identifizieren, bei denen eine geringe Abgleichquote und gleichzeitig eine hohe Anzahl an Rechnungen vorliegt. Bei diesen Lieferanten ist das Optimierungspotential am größten. Unsere Kunden nutzen über die Intelligix-Cloud eine einzigartige Funktion von netix retail: Sie können sich im Benchmarking mit anderen Handelsunternehmen vergleichen und so ihr Optimierungspotenzial entdecken.

Im zweiten Schritt analysieren Sie den Status Quo, indem Sie die Quellen für die Rechnungsdaten (über EDI, Verband oder DMS) ermitteln. Anschließend suchen Sie nach möglichen Fehlerquellen, die für die geringe Abgleichquote verantwortlich sein könnten. Mögliche Ursachen sind u.a. in den Lieferanteneinstellungen zu finden:

• EK-Preise: Stimmen die EK-Preise mit den Wareneingängen (PRICAT) überein? Wurden ggf. neue PRICAT-Daten des Lieferanten nicht übernommen? Die regelmäßige Übernahme von neuen EK-Preisen erhöht die automatische Abgleichquote!
• Konditionen: Liegen vereinbarte Konditionen mit dem Lieferanten vor? Sind diese auch in der Warenwirtschaft korrekt hinterlegt? Stimmen die Konditionen in der Warenwirtschaft mit denen auf der Rechnung überein? Falls nicht, sollten die Konditionen entweder korrigiert oder grundsätzlich hinterlegt werden.
• Lieferscheine: Manche Lieferanten versehen beispielsweise die Lieferscheinnummern auf der Rechnung mit einer zusätzlichen Buchstabenkombination. Angenommen, Sie haben einen Lieferschein mit der Nummer 123456, auf der Rechnung wird jedoch ABC123456 angegeben. Die Angaben auf dem Lieferschein und der Rechnung sind nicht identisch. In einem solchen Fall kann der automatische Abgleich nicht stattfinden. Dieses technische Problem kann in den meisten Fällen von Ihrem Warenwirtschaftsanbieter gelöst werden.

Systematische Behebung von Fehlerquellen

Je nach Art der identifizierten Fehler müssen diese entweder durch IT-Unterstützung – wie im Beispiel der Lieferschein- und Rechnungsnummer – oder durch die Anpassung interner Arbeitsabläufe behoben werden. So können beispielsweise zeitnahe Übernahmen von PRICAT-Daten helfen, eine höhere Abgleichquote zu erreichen.

Um auch in Zukunft hohe Abgleichquoten zu gewährleisten, empfehlen wir eine kontinuierliche Überwachung der Quoten sowie regelmäßige Prüfungen auf neue Fehlerquellen.

Prozessoptimierung durch Experten

Als erfahrene Experten im Bereich der Einzelhandelsprozesse wissen wir um die Bedeutung reibungsloser und effizienter Geschäftsabläufe. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Einzelhändlern zugeschnitten sind. Unsere Kunden vertrauen auf unsere langjährige Erfahrung und unser fundiertes Wissen, um ihren Erfolg im Einzelhandel zu kontinuierlich zu steigern.

Mehr zum Thema Prozessoptimierungen im textilen Einzelhandel und wie diese dem Fachkräftemangel entgegnen können, lesen Sie in unserem Blogartikel: "Prozessoptimierungen als Lösung für den Fachkräftemangel im textilen Einzelhandel"