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Digitalisierung bringt enormes Einsparpotential

Donnerstag, 27.06.19

Die Digitalisierung der Wirtschaft ist momentan in aller Munde. Geschäftsmodelle und bestehende Strukturen geraten ins Wanken. Doch häufig fehlt es einigen Unternehmen noch an nötigem Wissen, um alle Vorteile der neuen Möglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung ergeben, voll auszuschöpfen.

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr über die Digitalisierungsoptionen im mittelständischen Einzelhandel und lernen Sie fünf wichtige Bereiche kennen, die ein erhebliches Einsparpotential bieten.

Was bedeutet der Begriff Digitalisierung eigentlich?

Im Wesentlichen geht es hierbei um die Übertragung von analogen Informationen auf elektronischem Wege zur Verarbeitung an einer weiteren Stelle. Von Wirtschaft und Politik über Bildung bis hin zur sozialen Interaktion sind von der Digitalisierung alle Gesellschaftsbereiche betroffen. Bislang sind die Vorreiter in der digitalen Welt die großen Plattformen wie Google, Apple, Facebook und Amazon.

 

Digitalisierung im Handel

Begriffe wie Multi-Channel, Cross-Channel und seit einiger Zeit auch Omni-Channel sind im Einzelhandel eingekehrt.

Das Ziel dieser Konzepte ist im Grunde eine Verzahnung von Einkaufsoptionen, so dass dem heute hochvernetzten Kunden ein nahtloses Einkaufserlebnis über alle Kanäle hinweg gewährt werden kann. Entlang der sogenannten Customer Journey sollen alle Informationen just-in-time auf allen Kanälen für den Kunden verfügbar sein, um den besten Service und ein ideales Nutzererlebnis zu liefern. Neue Services wie stationär bestellen und Ware geliefert bekommen (Instore Order im Sinne der verlängerten Ladentheke), online einkaufen und im Store abholen (Click & Collect) sowie online reservieren und im Store anprobieren (Click & Reserve) verankern sich nach und nach auch im mittelständischen Einzelhandel. Die verbesserte Verfügbarkeit und Qualität von Daten bieten hier also die Grundlage für neue Services am Kunden. Kundenzentralität (Customer Centricity) ist hier das Schlüsselwort.

 

Digitalisierung nur zum Vorteil der Konsumenten?

Digitale Projekte in Handelsunternehmen müssen jedoch nicht nur Kundenwünsche und deren Anforderungen an das Einkaufserlebnis im Fokus haben. Weit gefehlt!

Es lassen sich ebenso im Verwaltungsbereich einige Prozesse digitalisieren, die ein enormes Einsparpotential bringen. Die fortschreitende Digitalisierung im Sinne einer stetigen Prozessoptimierung sorgt im Handel unter anderem für optimierte Lagerbestände, eine einfache Bestellabwicklung sowie beschleunigte operative Arbeiten und das nicht nur im E-Commerce, sondern ebenso stationär.

 

 Digitalisierung - Vorteilsfaktor

 

Automatische Prozesse

Kluge Businesssoftware vereinfacht bereits seit Jahren stetig Arbeitsschritte durch automatische systemgesteuerte Prozesse, so dass manuelle Eingaben oder Prüfvorgänge sukzessive wegfallen. Der Wegfall an manuellen Arbeitsschritten bringt neben den Zeitersparnissen natürlich ebenso große Kostenvorteile und reduziert die Fehleranfälligkeit. Dabei geht es nicht nur um die Prozesse innerhalb der Warenwirtschaft selbst, sondern ebenso um Prozesse zu angebundenen Systemen. So fällt zum Beispiel bei Übergabe von Daten an eine Finanzbuchhaltung die Doppelerfassung von Warenrechnungen oder das separate Führen eines Kassenbuchs weg.

Im Handel lassen sich weitere hilfreiche Umsetzungen als Beispiele für gelungene Digitalisierungsprojekte anführen:

 

Smarte Analysetools und automatisches Reporting

Alle Daten, Buchungen und Vorgänge in einem Warenwirtschaftssystem vorzuhalten bringt den Vorteil mit sich, dass dezidierte Berichte und Reporte und Analysen auf Sortiments-, Kunden-, Lieferanten- und Geschäftserfolgsebene möglich sind. Anstatt sich die Berichte jedes Mal mühsam zusammen zu klicken erlauben es moderne Systeme Filteroptionen und verschiede Ansichten für einzelne Reporte zu speichern. Smarte Systeme erlauben darüber hinaus das Terminieren von Berichten. So werden je nach Versandeinstellungen täglich, wöchentlich oder monatlich aktuelle Berichte per E-Mail versendet und landen vollautomatisiert in den Posteingängen der verantwortlichen Mitarbeiter.

 

Datenaustausch per EDI

Durch den elektronischen Datenaustausch bei Geschäftsprozessen über EDI (electronic data interchange) ergeben sich sowohl auf Handels- als auch auf Lieferantenseite weitläufige Vorteile. Die digitalen und automatisierten Vorgänge führen zu einer Beschleunigung von Prozessen. Manuelle Eintragungen von Artikelstammdaten entfallen und Lieferscheindaten werden automatisiert gebucht. Ebenso wird die Nutzung von Lieferanten-Preisauszeichnungen vereinfacht. Die Aufnahme von Wareneingängen wird beschleunigt und führt gleichsam zu einem geringeren Personalaufwand. Insgesamt profitieren beide Marktpartner von den verkürzten Liefer- und Durchlaufzeiten. Die EDI-Fähigkeit von Handel und Hersteller führt zu erfolgreichen Flächenpartnerschaften. Weiterhin profitiert der Handel von der Verringerung der Leerverkäufe. Nicht zu Letzt erlaubt die automatische Anlage der Artikelstammdaten dem Handel den Zugriff auf Artikelinformationen und Preise von nicht im Sortiment geführten Artikeln, bspw. für Kundensonderbestellungen.

 

Arbeiten mit mobilen Endgeräten

Das Arbeiten mit mobilen Endgeräten, sei es eine Preisänderung, Umlagerung oder die Erfassung von Wareneingängen, läuft bei direktem Zugriff auf das führende Warenwirtschaftssystem vollständig digital ab. Wird zum Beispiel eine Bestellung direkt am POS mit dem mobilen Gerät aufgenommen, so wird diese elektronisch über EDI-ORDERS ausgelöst. Werden die entsprechenden Dokumente ankommender Ware digital als DESADV gesendet, so ist der Papier-Lieferschein am Paket eigentlich unnötig und kann vernichtet werden. Kommen die Rechnungen ebenfalls elektronisch als EDI-INVOIC, so läuft der gesamte Bestellprozess komplett digital ab.

 

Order und Nachbestellung von NOS-Artikeln

Durch automatische Prozesse können auch eine zeitintensive manuelle Nachdisposition sowie die Order von NOS-Sortimenten vereinfacht werden. Hierbei werden die Bestellungen automatisch erstellt und unter Berücksichtigung des Mindestbestellwertes per ORDERS (EDI) direkt versendet. Insbesondere bei NOS-Artikeln liegt der Vorteil, keine Out-of-Stock-Situationen vorliegen zu haben, klar auf der Hand. Zeitgleich ergibt sich daraus der Vorteil einer Bestandsoptimierung durch die Verwendung von passenden Algorithmen.

Ebenso wie bei der digitalen Abwicklung von Bestellungen über mobile Endgeräte kann auch dieser Prozess bei NOS-Sortimenten über EDI vollständig digital ablaufen, wenn von der Bestellbestätigung (ORDRSP) über Lieferschein (DESADV) bis hin zur Rechnung (INVOIC) alle Daten per EDI ausgetauscht werden.

 

Automatischer Abgleich der Rechnungen mit Lieferscheinen

Lieferscheine, die elektronisch empfangen werden, können beispielsweise auf Knopfdruck im System gebucht werden. In der elektronischen Rechnungsprüfung wiederum erfolgen die Rechnungseingänge per EDI automatisiert und mit Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem sogar inklusive der dazugehörigen Belegarchivierung. Gleichzeitig werden die Rechnungsdaten mit den Wareneingängen maschinell abgeglichen und bei Übereinstimmung sofort gebucht. Die automatisierten Rechnungseingänge bis hin zur automatischen Prüfung und Buchung des Vorgangs erfolgt also ohne jeglichen manuellen Eingriff. Sofern das Finanzbuchhaltungssystem an die Warenwirtschaft angebunden ist, werden die Rechnungen in diesem Zuge dann ebenfalls automatisiert an die Finanzbuchhaltung übergeben. Zahlungsaufstellungen von Verbänden (AVISE) können auch automatisiert übernommen und in die Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Das manuelle Ausziffern entfällt somit.

 

Digitalisierung - Analyse- und Kontrollcenter

Die Vorteile des digitalen Fortschritts sind bei diesem Prozess enorm. Würde man bei einem Modehaus mit jährlich 20.000 Warenrechnungen und einer automatischen Abgleichquote von vorsichtigen 50 Prozent rechnen, so verblieben nur noch 10.000 Rechnungen, die von einem Mitarbeiter bearbeitet werden müssten. Setzt man nur fünf Minuten für die Bearbeitung einer Rechnung an, so ergibt sich bereits eine Zeitersparnis von 833 Stunden pro Jahr.

Digitalisierung - Digitaler Rechnungseingang

 

Sind Sie für die Zukunft gewappnet?

Die Liste an digitalisierten Vorgängen für Handelsunternehmen lässt sich natürlich fortsetzen von automatisierten Umlagerungsvorschlägen, über elektronische Vertragsarchive bis hin zu digitalem Bewerbermanagement. Insgesamt ist festzuhalten, dass sich sehr viele zeitintensive und somit personalkostenverursachende, regelmäßige, manuelle Tätigkeiten durch clevere und systemgestützte Prozesse auf ein Minimum reduzieren lassen. Ebenso werden interne Prozesse durch die Digitalisierung beschleunigt und optimiert.

 

Sprechen Sie mit Ihrem Systemanbieter, um Ihre Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung bestmöglich anzugehen.

 

 

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